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  • 經理人月刊 NO.59:110招搞定所有EXCEL報表(超實用再版)
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  • 作者: 經理人編輯部編輯
  • 出版社:巨思文化
  • 出版年:2023
  • 集叢名:經理人月刊特刊:No.59
  • 格式:PDF,JPG
租期14天 今日租書可閱讀至2024-12-17

做報表、畫圖表,一點都不複雜!

搞定兩大Excel必備觀念,
成為分析資料、做報表的強者

採訪.整理.撰文 / 韋惟珊

明天下午給我這個月的業績概況,我想了解各產品的銷售表現,也討論一下這波促銷活動的成效。」主管一聲令下,你得從一大堆檔案裡挑出相關的銷售數字,再仔細整理和比較,才能提出開會要用到的資料。光用想的,就已經頭昏眼花,當然忍不住抱怨:「又要加班了!」
你在工作中,會用到Excel嗎?你都怎麼使用呢?輸入顧客名單、記錄銷售資料…?如果你以為Excel只是讓你把資料輸入進表格裡,那可就小看它了!它不只是單純的「表格」,還是上班族處理各種資料必備的好工具,可以幫你排列整理、統計分析、對照比較、繪製圖表,在老闆有資料需求時,馬上做分析、找解答。
可惜,大部分人一想到Excel,就會出現「難用、複雜、看不懂」的煩躁感。比方說,明明付出了很多心力做報表,卻因為不知道怎麼檢查和驗算,資料常常出錯,落得被主管指責不夠細心的下場,令人無比挫折。
「不會有一個軟體是開發出來折磨人的。Excel是分析資料的絕佳工具,如果你用起來不上手、極其耗時,那很可能是用的方法不對。」Microsoft MVP微軟全球最有價值專家王作桓指出,Excel是一個只要學習「部分功能」,就會發揮「強大效益」的工具。
只要學習「部分功能」,
分析資料不再費時、費力
很多Excel使用者都以為,會用函數的人才是高手。對王作桓來說,懂得用內建工具的人,才是真正的效率達人,因為「有些軟體本身的功能就能解決的問題,幹嘛費心力輸入落落長的公式?」像是排序、篩選、小計,都是很容易上手,又可以快速分類整理資料,得出你想要訊息的實用工具。
要說哪個內建工具非學不可,「絕對是樞紐分析!」只要原始資料是資料庫格式(第一列為資料內容的標題,每筆資料由上往下、一列列輸入,中間沒有預留空白列或空白欄),就算是新手,都能在30秒內產出想要的報表。至於精熟樞紐的人,大概只要10秒,就能輕鬆分析和比較資料。王作桓觀察,樞紐分析已足以應付85%以上的報表問題,實用性比函數高、學起來也容易,「只有樞紐分析做不出來的報表,才應該考慮函數。」
如果使用函數的能力已經很強了,更進階的就是要自己撰寫程式語言的VBA(Visual Basic for Applications),它能讓Excel自動處理繁瑣的步驟,但是大多數人其實用不到,除非你真的很有興趣,否則不需要額外花時間學習。
在超過20年幫企業做電腦培訓的經驗裡,他發現,許多人只知道個別公式和功能的用法,不懂得整合運用,或是根本沒搞懂過Excel運作的邏輯,所以才總是選錯工具和方法,導致事倍功半。其實,「只要觀念正確,很多報表是幾分鐘就能做好的。」
公式設定一次就好,
無須每格修改才高效
比方說,想要提升效率,在使用函數時就要追求「設定一個公式,Excel就幫忙複製到其他需要的儲存格,無須手動修改公式內容」。Excel在複製貼上公式時,本來就會自動調整計算的資料範圍,例如,在第二列資料的末端使用加總函數(計算第二列資料的總和),再把函數複製到「第三列」後,公式會改為計算「第三列」總和。
但有時候,公式複製貼上後卻算不出想要的結果,主因是輸入公式時儲存格的「位址」(參見P.12)設定有誤,因此想追求做報表的效率,一定要搞懂「位址」的用法。
要從「會用Excel」進階成為「使用Excel節省工時」的高效工作者,先以這兩大觀念做基礎,再深入學習Excel實際操作的用法。在接下來的內容裡,我們將一一拆解高效率的資料整理術、做出一眼看出重點的報表、到分析資料所需的小技巧(文中圖示全部參照Excel 2013版),帶你按部就班、全部學會,操作熟練之後,便足以應付大多數的分析資料需求。

  • 別再為了 EXCEL 加班!(第4頁)
  • 做報表、畫圖表,一點都不複雜! 搞定兩大 Excel 必備觀念,成為分析資料、做報表的強者(第6頁)
  • PART1 高效資料整理術(第8頁)
    • 儲存格格式 星期變日期、數字變文字,選對格式就不用重輸入(第8頁)
    • 儲存格位址 搞懂相對位址與絕對位址,複製公式不出錯(第12頁)
    • 資料剖析與資料驗證 批次分割資料、建立選單,有效提升處理速度(第14頁)
    • 尋找及取代 不只找字還能找指定格式,精準挑出所需目標(第18頁)
    • 好用內建按鈕 高手私藏!7 個小祕訣 讓報表更專業(第20頁)
    • 常用快速鍵 熟記3大組合,輸入資料不再是苦工!(第22頁)
    • Excel 出錯了?解決 10 個常見錯誤代碼,完成零失誤的報表(第24頁)
    • 實戰應用 做報表常遇到的 3 個困擾,教你用更快的方式解決(第25頁)
  • PART2 做出老闆認可的報表(第28頁)
    • 單一/多重欄位排序 誰業績最好?資料分類排列,就能一目瞭然(第28頁)
    • 小計 不用函數也能做運算!8 步驟完成資料分類統計(第32頁)
    • 格式化條件 快速標出「前段班」,凸顯報表重點(第34頁)
    • 常用圖表 工作最常用的 6 種圖表,精準表達數據重點(第36頁)
    • 美化圖表 7 個微調報表的小技巧,瞬間提升圖表可讀性(第42頁)
    • 列印範圍 Excel 怎麼印才不會破碎?學會設定,輸出精美報表(第46頁)
  • PART3 分析資料的技巧(第48頁)
    • MAX/IF/COUNTA/COUNTIF 初學者必學!4 大基礎函數,分析報表立即上手(第48頁)
    • SUM/SUMIF/SUMPRODUCT/3D SUM 加總函數有 4 種,只會一個你就虧大了!(第52頁)
    • DATEDIF/TEXT/EDATE 工時、年資、合約到期日,用函數計算才不費力(第56頁)
    • VLOOKUP 整合不同報表的好幫手!自動查找比對,填入指定資料(第60頁)
    • 自動篩選 從上萬筆資料中,快速挑出你需要的訊息(第62頁)
    • 樞紐分析 精熟樞紐功能,8 成分析需求迎刃而解(第66頁)
    • 資訊圖表化 把樞紐分析報表做成圖,變身動態圖表(第70頁)
    • 超實用內建表單:甘特圖、預算表、銷售紀錄表 套用範本、省略製表時間,立刻開啟工作模式(第74頁)
  • PART4 保護檔案的小訣竅(第78頁)
    • 保護工作表 限制他人編輯檔案,守護資料完整性(第78頁)
    • 自動存檔 系統幫你定時備份,當機也不怕檔案消失(第79頁)
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